Den senaste månaden har varit otroligt hektisk och givande för vårt team. Migreringen av SpeedAdmin Play! i Göteborgs kulturskola har krävt en betydande insats från alla inblandade och ett nära samarbete med det fantastiska teamet på Göteborgs kulturskola. Detta projekt har gett oss värdefulla insikter och utveckling som kommer att gynna alla kommande implementeringar av SpeedAdmin Play!
Vi vill rikta ett stort tack till hela teamet i Göteborg. Ett särskilt erkännande går till deras admin-team, som noggrant har testat funktionaliteten, gett viktig feedback och arbetat nära oss. Deras lärare har också tagit till sig de nya funktionerna och insett de många möjligheter som SpeedAdmin Play! erbjuder. Slutligen vill vi berömma deras ledare för att ha tagit djärva steg i verksamhetsutvecklingen i samband med det nya systemet.
Översikt över migrationsprojektet (...hittills)
Vi kommer att fortsätta vårt nära samarbete med Göteborgunder nästa läsår och samtidigt starta implementeringsprojekt med andra skolor.Samarbetet med våra nuvarande kunder är viktigt för att säkerställa att vi gör rätt på alla marknader, underlättar en smidig övergång för alla kunder, samt lägger grunden för framtida utveckling av det bästa systemet för musik- och kulturskolor.
"Coming together is a beginning. Keeping together is progress. Working together is success." – Henry Ford
Göteborg går live i SpeedAdmin
Fredagen 14 juni öppnade Kulturskolan Göteborg ansökan i nya SpeedAdmin Play!. För Göteborgs del är detta ett av de stora målen efter en mer än 3 år lång process av behovskartläggningar, verksamhetsanalyser, kravställan, upphandlingprocesser och implementeringsarbete.
Vi hade SpeedAdmin som verksamhetssystem tidigare och var väl bekanta med de funktioner som det systemet kunde erbjuda, men det nådde inte alltid hela vägen fram till de arbetsmässiga behov som vår kulturskola har. Så när det var dags att göra en ny upphandling av verksamhetssystem för kulturskolan, var vi noga med att få med det våra analyser visade att vi behövde.
Detta resulterade i kravlistor med hundratals punkter av både funktionella och icke funktionella krav. Viktiga punkter för vår del var bland annat olika sätt att anmäla sig eller ansöka till kulturskolan. Schemaläggningen behövde också vara flexibel och vi har ett stort intresse av att utveckla lärplattformen och onlinekurser. Men nästan viktigast av allt var att systemet skulle vara ett komplett planeringsverktyg för kulturskolans hela verksamhet. Stora tankar och önskemål.
SpeedAdmin vann upphandlingen med sitt nya verksamhetssystem SpeedAdmin Play!, och därefter startade själva implementeringsprocessen hösten 2023.
I början av 2024 fick vi frågan om vi ville vara pilotskola för det nya systemet och vara först ut. Vi var väldigt tveksamma till det. Vi hade hoppats på ett färdigt system som vi snabbt kunde flytta in i och börja jobba med, men så var inte fallet. SpeedAdmin var, och är, fortfarande i utvecklingsfas av SpeedAdmin Play!. Vi kände också en osäkerhet för hur vi skulle kunna få in vår kulturskolas ganska stora och komplexa verksamhet i ett ej färdigt system. Vi har ca 7500 aktiva elever och nästan lika många till i kö. Vi har ca 250 lärare och nästan 400 olika ämnen.
Det kändes vansinnigt att ge sig in i detta, men samtidigt så började tanken växa att vi skulle få möjlighet att påverka utvecklingen av SpeedAdmin Play!. Vi såg funktioner i SpeedAdmin Play! som saknades eller behövde utvecklas mer, och efter diskussioner inom vår kulturskola och med SpeedAdmin, så bestämde vi oss för att hoppa i den djupa änden av bassängen. Utan flytväst och ej simkunniga.
Men vi kände att vi hade en organisation inom kulturskolan som skulle klara av detta. En projektgrupp som i princip arbetade heltid med implementeringen, och makalösa koordinatorer och administratörer ute på enheterna som under våren har fått slita enormt mycket.
Och under arbetet hade vi full tillgång till SpeedAdmins utvecklingsavdelning. Så fort en bugg dök upp, eller något annat som saknades eller inte fungerade så rapporterade vi in det. Ibland löstes problemet snabbt, ibland var det större buggar som tog veckor att åtgärda vilket kunde skapa stor frustration hos oss. Men SpeedAdmin har hela tiden varit stöttande och hjälpsamma.
Det har varit en utvecklingsresa som vi gjort tillsammans med SpeedAdmin. Vi i Göteborg har tvingats utveckla vår verksamhet, och SpeedAdmin har tvingats utveckla sitt system ännu mer. Och resan fortsätter för vi är inte framme än. Idag öppnade vi ansökan för den första omgången av alla som står i kö, för alla måste söka om sina köplatser eftersom vi skapat alla ämnen på nytt. Denna ansökan kommer att ske i omgångar efter hur lång tid de stått i kö, och den 1:e juli öppnar vi ansökan för alla.
I augusti ska vi börja antagningen till kulturskolan i det nya SpeedAdmin Play!, och då vet vi mer om hur allt har gått. Nya funktioner tillkommer i SpeedAdmin Play! hela tiden och vår resa fortsätter.
Martin Lillberg, Kulturskolan i Göteborgs Stad