Vor zwanzig Jahren begann SpeedAdmin mit einem recht einfachen Ziel: einige sehr komplizierte Verwaltungsprobleme einer Musikschule zu lösen.
Heute arbeiten mehr als 700 Musik- und Kunstschulen in neun Märkten mit SpeedAdmin.
Im Rückblick wäre es verlockend, diesen Weg als Ergebnis einer sorgfältig umgesetzten 20-Jahres-Strategie zu beschreiben.
Er war es nicht.
Es gab ein Problem, das gelöst werden musste, sehr viel Neugier – und unterwegs eine ganze Reihe von Zufällen.
Die ersten Ideen entstanden um 1999–2000.
Die Musikschulverwaltung basierte damals noch weitgehend auf Papier, Tabellen und Systemen, die für ganz andere Organisationen als eine Musikschule entwickelt worden waren.
Und Musikschulen sind komplizierte Organisationen.
Einzelunterricht muss neben Gruppenunterricht, Orchestern und Ensembles Platz finden. Lehrkräfte arbeiten an unterschiedlichen Standorten. Räume und Instrumente sind wichtig – und dazu kommen Wartelisten, Gebühren, Zahlungen, Absagen sowie die Kommunikation zwischen Schulen, Lehrkräften, Schüler:innenund Familien.
Torben Dueholm Rasmussen kannte diese Realität von innen, aus der Musikschulwelt. Karsten Grau Rasmussen brachte das technische Wissen mit, das nötig war, um sich etwas anderes vorzustellen.
Ihre Idee war für damalige Verhältnisse ambitioniert: ein einziges webbasiertes System, in dem alle auf dieselben, aktuellen Informationen zugreifen können.
Um das Jahr 2000 war browserbasierte Unternehmenssoftware noch jung, und die Internetverbindungen waren deutlich weniger beeindruckend als heute.
Die Idee war da, bevor die Technik so weit war.
Ab 2005 änderte sich das. Microsofts .NET-Technologie war ausgereift, und Torben und Karsten begannen ernsthaft zu entwickeln – zunächst neben ihren regulären Jobs.
Es gab keine Entwicklungsabteilung und keinen internationalen Businessplan.
Es gab nur zwei Menschen und ein Problem, das es wert war, gelöst zu werden.
Die Sønderborg Musikskole wurde zum ersten echten Testfeld.
Das prägte nicht nur die erste Version von SpeedAdmin, sondern auch die Art, wie das Unternehmen in den folgenden 20 Jahren Software entwickeln würde.
SpeedAdmin wurde nie um eine theoretische Vorstellung davon herum gebaut, wie eine Musikschule funktionieren sollte. Es wurde mit dem Alltag konfrontiert.
Wenn etwas nicht funktionierte, musste es geändert werden. Wenn sich ein Arbeitsablauf als komplizierter herausstellte als erwartet – was recht häufig vorkam – musste sich die Software anpassen.
Im Frühjahr 2006 ging Sønderborg live.
Das Modell der Zusammenarbeit aber blieb.
Mit dem Wachstum von SpeedAdmin lief die Entwicklung weiterhin im engen Austausch mit den Menschen, die das System tatsächlich nutzten. Verwaltungsmitarbeitende erklärten, was ihren Arbeitstag schwer machte. Schulleitungen brachten neue organisatorische Herausforderungen ein. Lehrkräfte zeigten, wo sichdie Technik dem Unterricht anpassen musste, statt ihn zu unterbrechen. Und als Eltern und Schüler:innen selbst zu immer digitaleren Nutzer:innen wurden, prägten auch ihre Erwartungen die Plattform.
Das ist einer der wichtigsten Grundsätze hinter SpeedAdmin geblieben:
Zuerst die Menschen verstehen. Dann die Technik um das herum bauen, was sie wirklich brauchen.
In den ersten Jahren stand keine große Vertriebsorganisation hinter SpeedAdmin.
Das Wachstum entstand vor allem, weil Menschen in der Musikschulwelt miteinander sprachen.
Eine Schulleitung sah, was eine andere Schule machte. Jemand erwähnte das System in einer Sitzung. Eine Kollegin empfahl es einer anderen Kollegin.
2009 nutzten rund 15 dänische Musikschulen SpeedAdmin. 2014 waren es mehr als 100.
Und allmählich begannen diese Gespräche, Grenzen zu überschreiten.
2011 half eine dänische Musikschulleitung dabei, den Kontakt nach Stavanger in Norwegen herzustellen.
Für eine Gruppe größerer norwegischer Kulturschulen wurde eine Vorführung organisiert, und Stavanger wurde SpeedAdmins erster norwegischer Pilotkunde.
Das war der Anfang eines weiteren Musters, das für die Entwicklung von SpeedAdmin zentral werden sollte.
Ein neuer Markt bedeutete nicht, mit einem fertigen Produkt anzukommen und die Schulen zu bitten, sich daran anzupassen.
Er bedeutete, wieder zuzuhören.
Was braucht eine norwegische kulturskole? Wie ist der Unterricht dort organisiert? Welche Prozesse laufen anders? Welche Begriffe bedeuten etwas leicht anderes? Was ist in Dänemark völlig selbstverständlich und ergibt anderswo überhaupt keinen Sinn?
Musik- und Kunstschulen verschiedener Länder teilen viele der gleichen Herausforderungen – und lösen sie dennoch selten auf genau dieselbe Weise.
Jeder neue Markt wurde damit sowohl eine Geschäftschance als auch ein Entwicklungsprojekt.
Der Weg nach Schweden war noch unkonventioneller.
2015 half eine Lehrkraft auf Bornholm dabei, die Nachricht über die Ostsee nach Simrishamn zu tragen.
Etwa zur gleichen Zeit entstand eine weitere schwedische Verbindung an einem Ort, der in Expansionsstrategien selten vorkommt:
auf einer Hochzeit.
Ein SpeedAdmin-Mitarbeiter traf dort zufällig eine Verwaltungsmitarbeiterin aus Göteborg. Sie kamen ins Gespräch.
Dieses Gespräch wurde ein weiterer Schritt auf SpeedAdmins schwedischem Weg.
Das ist vielleicht typisch für die Geschichte des Unternehmens: Gelegenheiten entstanden oft durch Menschen, Gespräche und Umstände, die niemand hätte planen können.
Der Zufall mag die Tür öffnen – damit daraus etwas wird, braucht es danach immer dasselbe: Nähe zu den Schulen, Verständnis für ihren Alltag und die Anpassung der Technik gemeinsam mit ihnen.
Die Geschichte in England begann auf sehr ähnliche Weise.
Auf einer Konferenz trafen Torben und Karsten die Gründer einer anderen digitalen Lösung für den Musikunterrichtsbereich.
Sie kamen ins Gespräch.
Die Gründer ermutigten sie, SpeedAdmin nach Großbritannien zu bringen und zu zeigen, was sie entwickelt hatten.
Aus dieser Anregung entstand schließlich eine enge Zusammenarbeit mit Essex Music Service.
Und auch hier bedeutete ein neues Land: zurück in den Lernmodus.
Britische Music Services arbeiten anders als ihre skandinavischen Pendants. Unterricht kann an hunderten allgemeinbildenden Schulen und Standorten stattfinden. Die Beziehungen zwischen Lehrkräften, Schulen, Familien und dem Music Service erzeugen andere Verwaltungsanforderungen.
Die britische Version ließ sich deshalb nicht einfach durch eine Übersetzung von SpeedAdmin erstellen.
Viele Reisen nach England und viele Onlinemeetings folgten. Gemeinsam mit Essex wurden Arbeitsabläufe geprüft, hinterfragt und neu aufgebaut, bis die erste speziell für britische Music Services angepasste Version fertig war.
In vielerlei Hinsicht war es eine Wiederholung dessen, was Jahre zuvor mit der Musikschule in Sønderborg passiert war – nur in einem völlig neuen Kontext.
Als die britische Version fertig war, ging es schnell.
Was als zufälliges Gespräch auf einer Konferenz begann, wuchs zu einem der größten Märkte von SpeedAdmin.
Weitere Märkte folgten.
2016 erreichte SpeedAdmin die Färöer und startete den ersten deutschen Piloten in Lübeck.
2018 kamen die ersten Schulen in Grönland dazu.
Die Schweiz und Island folgten, während die SpeedAdmin-Community weiter wuchs.
Jeder neue Markt brachte andere Strukturen, Vorschriften, Begriffe und Erwartungen mit.
Und jedes Mal musste SpeedAdmin wieder zuhören.
Das Ergebnis waren nicht neun voneinander getrennte Versionen des Produkts. Häufig löste eine Idee, die gemeinsam mit einem Land entwickelt wurde, auch anderswo ein Problem.
Eine ähnliche Verschiebung geschah in den Schulen selbst. SpeedAdmin startete als Werkzeug für die Verwaltung – doch im Laufe der Zeit wurden Lehrkräfte, Leitungen, Schüler:innen, Eltern und Erziehungsberechtigte genauso wichtige Nutzer:innen der Plattform.
Damit erweiterte sich die Frage von:
Was braucht die Verwaltung?
zu:
Was braucht die gesamte Schulgemeinschaft?
Mit den Anforderungen veränderte sich auch SpeedAdmin.
Anmeldung, Wartelisten, Stundenplanung, Anwesenheit, Kommunikation, Finanzen, Zahlungen, Selbstverwaltung und digitale Lernaktivitäten wurden nach und nach Teil derselben Plattform.
Und die Erwartungen veränderten sich genauso schnell.
Eltern erwarteten, ein Kind vom Handy aus anmelden oder eine Zahlung vom Handy aus vornehmen zu können.
Lehrkräfte erwarteten, dass Schüler:innendaten, Stundenpläne und Kommunikation überall dort verfügbar sind, wo sie unterrichten.
Verwaltungsmitarbeitende erwarteten, dass Informationen zwischen den Prozessen mitwandern, statt immer wieder neu eingegeben werden zu müssen.
Was als Software im Hintergrund begann, wurde zu einem der digitalen Orte, an denen Menschen ihrer Musik- oder Kunstschule tatsächlich begegnen.
Das Unternehmen hinter der Software wuchs auf ebenso unkonventionelle Weise.
Heute hat SpeedAdmin mehr als 40 Mitarbeitende, darunter acht Kolleg:innen mit Standort außerhalb Dänemarks.
Besonders in den frühen Jahren begann eine Einstellung aber nicht immer mit einer Stellenanzeige.
Ein guter Teil der ersten Kolleg:innen waren Menschen, denen Torben und Karsten bereits in der Musik- und Kunstschulwelt begegnet waren.
Sie hatten gesehen, wie diese Menschen arbeiten. Sie wussten, wie sie mit anderen umgehen. Und manchmal war da einfach das Gefühl, dass eine bestimmte Person gut zu SpeedAdmin passen würde.
Statt darauf zu warten, dass sie sich bewerben, sprach SpeedAdmin sie also an.
Es war eine Personalauswahl, die teils auf Erfahrung, teils auf Menschenkenntnis – und recht oft auf einem Bauchgefühl beruhte.
Das erwies sich als bemerkenswert erfolgreiche Strategie.
Viele dieser Menschen brachten etwas mit, das sich schwer in eine klassische Stellenbeschreibung schreiben lässt: tiefes Branchenwissen, starke Beziehungen zu den Schulen und ein instinktives Verständnis für die Probleme, die SpeedAdmin lösen wollte.
Im Laufe der Zeit formten die beiden Gründer ein Team, aus dem das wurde, was wir oft die SpeedAdmin-Familie nennen.
Es gibt einen weiteren Teil der Geschichte von SpeedAdmin, der das Unternehmen nie aufgehört hat zu prägen: die digitale Entwicklung selbst.
2006 war es schon ein großer Schritt, die Verwaltung von lokalen Rechnern und Papier in einen Browser zu verlegen.
Dann kamen schnellere Internetverbindungen, Smartphones, Clouddienste und digitale Zahlungen. Damit entstand die Erwartung, Informationen überall und jederzeit verfügbar zu haben.
Die Covid-Pandemie beschleunigte diese Entwicklung dramatisch. Schulen, Lehrkräfte und Familien mussten fast über Nacht neue digitale Arbeitsweisen finden.
Und heute sorgt künstliche Intelligenz für den nächsten großen technologischen Umbruch.
Digitale Transformation besteht aber nicht nur aus diesen großen Momenten.
Sie passiert ständig, auf hunderten kleineren Wegen.
Eine Aufgabe, die früher fünf Schritte brauchte, braucht plötzlich zwei. Eltern erwarten, dass etwas auf dem Handy funktioniert, was fünf Jahre früher am Computer gemacht worden wäre. Eine Lehrkraft erwartet, dass Informationen ihr automatisch folgen. Verwaltungsmitarbeitende denken bei etwas gar nicht mehr an einen „digitalen Prozess“ – so wird die Arbeit einfach gemacht.
Technik verändert sich.
Vielleicht noch wichtiger: das Verhältnis der Menschen zur Technik verändert sich.
Für ein Softwareunternehmen heißt das: die Arbeit ist nie fertig.
Diese sich wandelnde digitale Landschaft ist einer der Gründe, warum SpeedAdmin sein bisher größtes Entwicklungsprojekt gestartet hat.
Im November 2024 haben wir SpeedAdmin Play! veröffentlicht.
Play! ist nicht einfach eine neuere Version des Systems, das Torben und Karsten vor zwanzig Jahren zu bauen begannen.
Es ist ein deutlich grundlegenderes Neudenken, wie eine moderne Musik- und Kunstschule digital arbeiten kann.
Auch hier ist die Entwicklung eng mit Schulen und Nutzer:innen erfolgt.
Verwaltungsmitarbeitende, die vielleicht einen ganzen Arbeitstag im System verbringen.
Lehrkräfte, die zwischen zwei Unterrichtsstunden schnell Informationen brauchen.
Schulleitungen, die Überblick und Daten brauchen.
Eltern, die vom Handy aus anmelden, kommunizieren oder bezahlen.
Schüler:innen, die digital mit ihrer Schule in Kontakt sind.
Das Ziel war, 20 Jahre Erfahrung dafür zu nutzen, komplizierte Prozesse einfacher zu machen, Oberflächen intuitiver zu gestalten und Informationen über die gesamte Schule hinweg leichter zu verknüpfen.
Für SpeedAdmin ist Play! sowohl das größte Entwicklungsprojekt in der Geschichte des Unternehmens als auch der größte Schritt nach vorn bei Funktionsumfang und neuen Arbeitsweisen.
Und wie das ursprüngliche SpeedAdmin wird es nicht fertig sein, nur weil es veröffentlicht wurde.
Die Schule verändert sich.
Die Technik verändert sich.
Die Erwartungen verändern sich.
Und wir lernen weiter von den Menschen, die es nutzen.
SpeedAdmin entstand, weil Menschen in der Musikbildung echte Probleme hatten, die sich mit Technik lösen ließen.
Zwanzig Jahre später sind aus zwei Menschen mehr als 40 geworden.
Aus einer Schule in Sønderborg mehr als 700 Musik- und Kunstschulen.
Aus Dänemark neun Märkte.
Ein Teil davon kam durch gute Entscheidungen.
Ein Teil durch Ausdauer.
Ziemlich viel begann mit zufälligen Begegnungen und Gesprächen.
Konstant geblieben ist aber, dass wir nah an den Menschen bleiben, für die wir entwickeln – und dass wir bereit sind, uns anzupassen, wenn sich ihre Welt verändert.
Denn in der Technik gibt es keine endgültige Version.
Es gibt immer eine weitere Erwartung, eine weitere Möglichkeit, ein weiteres Problem, das ein wenig intelligenter gelöst werden kann.
Vor zwanzig Jahren eröffnete das Web Möglichkeiten, die das erste SpeedAdmin inspirierten.
Heute verändern Cloudtechnologie, mobiles Arbeiten, Daten und KI die Möglichkeiten erneut.
Die Zukunft liegt nicht irgendwo vor uns. Wir arbeiten schon in ihr.
Und die Frage, mit der die Reise begann, ist genauso relevant wie damals:
Wie können wir den Alltag für alle einfacher machen, die Musik- und Kunstschulbildung gestalten, unterstützen und erleben?